Cómo crear un perfil de empresa en el CRM de Sube

Para crear un perfil de empresa en el CRM de Sube entra a Clientes (CRM), abre la pestaña Organizaciones y usa el botón Nueva organización para registrar el nombre de la empresa, su RTN y sus datos de contacto. Una organización es un cliente de tipo empresa dentro de tu base de clientes: te permite agrupar sus pedidos, facturas, personas de contacto e interacciones en un solo lugar. En esta guía te mostramos el proceso completo, paso a paso.

¿Dónde se crea un perfil de empresa en el CRM de Sube?

Los perfiles de empresa se crean desde Clientes (CRM), en el menú lateral izquierdo del panel. Al entrar verás dos pestañas: Personas (contactos individuales) y Organizaciones (empresas). Selecciona Organizaciones para ver la lista de empresas registradas y crear nuevas.

Los perfiles de empresa también se crean automáticamente

Además de crearlos manualmente, Sube genera un perfil de empresa (u organización) de forma automática en tres situaciones, para que no tengas que registrar al cliente dos veces:

• Cuando recibes o creas un pedido con los datos de una empresa, esa organización queda registrada en tu CRM. Aprende a crear pedidos desde tu sitio web.
• Cuando emites una factura a nombre de una empresa, su perfil se crea o se actualiza automáticamente. Revisa cómo emitir una factura con Sube.
• Cuando un prospecto te envía un mensaje desde el formulario de contacto de tu sitio web.

Así, tu base de clientes se va llenando sola a medida que vendes, y siempre puedes completar o corregir los datos de cada empresa manualmente.

Pasos para crear un perfil de empresa en el CRM de Sube

1. Abre la pestaña Organizaciones
2. Haz clic en Nueva organización
3. Completa los datos de la empresa
4. Guarda con Crear organización

1. Abre la pestaña Organizaciones

En el menú lateral, entra a Clientes (CRM). En la parte superior del listado verás las pestañas Personas y Organizaciones: haz clic en Organizaciones. Ahí aparece la tabla con todas las empresas que ya tienes registradas, con columnas de Nombre, Personas vinculadas, Correo, Teléfono, RTN y Última interacción.

2. Haz clic en Nueva organización

Arriba a la derecha del listado, haz clic en el botón azul Nueva organización. Sube abrirá el formulario Nueva organización con la pestaña Contacto y la sección Información básica.

3. Completa los datos de la empresa

Llena la Información básica de la empresa. Solo el nombre es obligatorio; los demás campos son opcionales y puedes agregarlos o editarlos después.

• Nombre de la organización *: el nombre o razón social de la empresa. Es el único campo obligatorio (lo marca el asterisco rojo).
• RTN: el registro tributario de la empresa, en el formato 0000-0000-000000.
• Teléfono: el número de la empresa, con su código de país (por ejemplo +504). Debajo puedes marcar el Tipo de teléfono: Móvil, Trabajo, Casa u Otro.
• Correo electrónico: el correo de contacto de la empresa.

4. Guarda con Crear organización

Cuando termines de llenar los datos, haz clic en el botón Crear organización, al final del formulario. La empresa quedará guardada en tu lista de Organizaciones y podrás abrir su perfil para completar más información.

Qué información guarda el perfil de empresa y cómo editarlo

Al hacer clic en una empresa de la lista se abre su perfil. Desde ahí puedes usar Editar para cambiar el nombre o el RTN, y los botones Agregar para sumar varios teléfonos, correos electrónicos y direcciones (marcando cuál es el principal). El perfil se organiza en pestañas:

• Contacto: nombre, RTN, teléfonos, correos y direcciones de la empresa.
• Personas: los contactos individuales vinculados a la empresa. Puedes registrarlos como perfiles de persona; mira cómo crear un perfil de persona en el CRM de Sube.
• Interacciones: el historial de llamadas, mensajes y notas con ese cliente.
• Pedidos y Facturas: los pedidos y las facturas asociados a la empresa.
• Mensajes: las conversaciones recibidas de ese cliente.

Cómo buscar una empresa en tu lista de organizaciones

Cuando tengas muchas empresas, usa el campo Buscar organizaciones… en la parte superior del listado y haz clic en Buscar para encontrar una por su nombre. También puedes ordenar la tabla por Nombre, Última interacción o Fecha de creación con los encabezados de columna. Si notas dos registros de la misma empresa, selecciónalos y usa Fusionar para unirlos en un solo perfil.

Preguntas frecuentes sobre crear una organización en Sube

¿Cuál es la diferencia entre una organización y una persona en el CRM de Sube?

Una organización es un cliente de tipo empresa (con nombre o razón social y RTN), mientras que una persona es un contacto individual. Puedes vincular personas a una organización desde la pestaña Personas. Para registrar un contacto individual revisa cómo crear un perfil de persona en el CRM de Sube.

¿Es obligatorio llenar el RTN para crear una empresa?

No. El único campo obligatorio es el Nombre de la organización (marcado con un asterisco rojo). El RTN, el teléfono y el correo son opcionales, y puedes agregarlos o editarlos más adelante desde el perfil de la empresa.

¿Se crea sola la empresa cuando recibo un pedido o emito una factura?

Sí. Sube crea o actualiza automáticamente el perfil de la empresa cuando recibes o creas un pedido o cuando emites una factura con sus datos, para que no tengas que registrarla dos veces. Puedes ver el detalle en crear pedidos desde tu sitio web y en cómo emitir una factura con Sube.

¿Puedo agregar más de un teléfono, correo o dirección a la empresa?

Sí. Al abrir el perfil de la empresa, en la pestaña Contacto encontrarás un botón Agregar junto a Teléfonos, Correos electrónicos y Direcciones. Puedes registrar varios y marcar cuál es el principal.

¿Cómo uno dos empresas que quedaron duplicadas?

En la lista de Organizaciones, selecciona las empresas repetidas con sus casillas y haz clic en el botón Fusionar para combinarlas en un solo perfil, sin perder su información.

Resumen

Para crear un perfil de empresa en el CRM de Sube entra a Clientes (CRM), abre la pestaña Organizaciones, haz clic en Nueva organización, completa el nombre (obligatorio), el RTN y los datos de contacto, y guarda con Crear organización. Recuerda que los perfiles de empresa también se crean automáticamente al recibir un pedido o emitir una factura, y que desde el perfil puedes agregar más contactos, personas y direcciones para tener toda tu relación con cada cliente en un solo lugar.