Como crear una factura proforma con Sube: guía paso a paso

Crear una factura proforma con Sube es sencillo, rápido y no requiere conocimientos contables avanzados. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber para generar tu primera proforma desde el panel de Sube Latinoamérica.

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es un documento previo a la factura oficial. Detalla los productos o servicios, precios, impuestos y condiciones de una transacción antes de que se confirme o emita formalmente. Es ideal para enviar cotizaciones a clientes, preparar ventas con anticipación o tener un borrador listo para emitir en el momento oportuno.

Con Sube puedes crear facturas proforma directamente desde tu panel de administración, guardarlas, editarlas y emitirlas como facturas oficiales cuando lo necesites.

Pasos para crear una factura proforma con Sube

Para crear una factura proforma en Sube, debes haber adquirido el módulo de facturación, llenado tu perfil de empresa y agregado un rango de facturas con CAI. Una vez tengas estas tres cosas hechas, sigue estos pasos:

1. Acceder al formulario de creación
2. Completar la fecha de emisión
3. Datos del cliente
4. Agregar productos o servicios
5. Agregar una nota (opcional)
6. Revisar el resumen de totales
7. Guardar la proforma

Paso 1: Acceder al formulario de creación

En el menú lateral izquierdo de tu panel, dentro de la sección Facturación, haz clic en Crear factura. Esto abrirá el formulario donde completarás todos los datos de la proforma.

El sistema te indicará automáticamente: “Estás creando una proforma. Guárdala para poder emitirla como factura.” Toda factura nueva en Sube comienza como una proforma, lo que te da la flexibilidad de revisarla antes de emitirla oficialmente.

Paso 2: Completar la fecha de emisión

El campo Fecha de emisión aparece precargado con la fecha actual. Puedes modificarla manualmente o hacer clic en el botón Hoy para mantenerla. Ten en cuenta que el sistema establece una fecha mínima permitida basada en la última factura emitida.

Paso 3: Datos del cliente

Al crear una factura proforma con Sube tienes tres opciones para identificar al cliente:

Opción A – Consumidor final: Deja marcada la casilla Consumidor final cuando el cliente no requiera datos fiscales específicos. El nombre y RTN genérico se completan automáticamente.

Opción B – Cliente identificado: Desmarca Consumidor final y completa los campos:

• Nombre (obligatorio): Escribe el nombre o búscalo entre tus contactos con el ícono de lupa.
• RTN (obligatorio): Registro Tributario Nacional en formato 0000-0000-000000.
• Email (opcional): Correo electrónico del cliente.
• Teléfono (opcional): Código de país más número.
• Dirección (opcional): Calle y ciudad.

Opción C – Cliente exonerado: Marca la casilla Cliente exonerado para habilitar los campos de número correlativo de orden de compra exenta, constancia de registro exonerado y número de registro de la SAG.

Paso 4: Agregar productos o servicios

La sección Productos / Servicios es el corazón de tu factura proforma en Sube. Por cada artículo deberás completar:

• Producto/Servicio: Nombre del artículo. Usa el buscador para seleccionarlo desde tu catálogo.
• Descripción (opcional): Detalle adicional del producto o servicio.
• Cantidad: Número de unidades. El valor por defecto es 1.
• Precio: Precio unitario.
• Descuento unitario: Monto en lempiras (L) o en porcentaje (%), seleccionable con el menú desplegable.
• Impuesto (ISV): Elige entre las opciones disponibles:
  • 0.00% – Exento
  • 0.00% – Exonerado
  • 15.00% – Impuesto general sobre ventas
  • 18.00% – Bebidas alcohólicas y tabaco
  • 19.00% – Turismo
• Precio con impuesto y Total: Se calculan automáticamente.

Para agregar más de un producto, haz clic en el botón verde + Agregar artículo. Puedes añadir tantas líneas como necesites. Para eliminar un artículo, haz clic en el ícono rojo de papelera al final de cada fila.

Paso 5: Agregar una nota (opcional)

El campo Nota permite incluir información adicional como condiciones de pago, vigencia de la cotización, instrucciones de entrega o cualquier observación relevante para el cliente. Tiene un límite de 500 caracteres.

Paso 6: Revisar el resumen de totales

Antes de guardar tu factura proforma con Sube, revisa el desglose automático que aparece a la derecha:

• Descuento total
• Importe Exento
• Importe Exonerado
• Importe Gravado al 15% y al 18%
• ISV 15% e ISV 18% calculados
• Envío: campo editable para agregar el costo de envío si aplica
• TOTAL: se actualiza en tiempo real conforme llenas el formulario

Paso 7: Guardar la proforma

Una vez revisados todos los datos, haz clic en el botón azul Guardar proforma, disponible tanto en la parte superior como al final del formulario. El sistema guardará la proforma y habilitará las opciones de Descargar, Emitir y Eliminar.

¿Dónde se guardan las facturas proforma en Sube?

Las facturas proforma creadas con Sube se almacenan en la sección Facturas proforma, accesible desde el menú lateral izquierdo bajo Facturación. Desde allí puedes buscar proformas por fecha, número de factura, cliente o RTN, y puedes acceder a cualquier proforma guardada para editarla o emitirla como factura oficial.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear una factura proforma con Sube

¿Puedo editar una proforma después de guardarla?

Sí. Todas las proformas guardadas quedan disponibles en la sección Facturas proforma y pueden editarse antes de emitirse.

¿Una factura proforma tiene validez fiscal?

No. La proforma es un borrador interno. Solo adquiere validez fiscal al emitirse como factura oficial desde el botón Emitir.

¿Puedo agregar varios productos en una misma proforma?

Sí. Con el botón + Agregar artículo puedes incluir todos los productos o servicios que necesites en una sola factura proforma.

¿Puedo descargar la proforma antes de emitirla?

Sí. Una vez guardada, el botón Descargar se habilita y te permite obtener el documento en formato PDF.

Resumen

Crear una factura proforma con Sube es un proceso de 7 pasos que puedes completar en minutos: acceder al formulario, definir la fecha, completar los datos del cliente, agregar los productos o servicios, incluir una nota si es necesario, revisar los totales y guardar. Las proformas quedan almacenadas en Facturación > Facturas proforma, listas para editarse o emitirse cuando lo necesites.