Como emitir una factura con Sube: guía paso a paso

Para crear una factura oficial con Sube, primero debes tener una factura proforma guardada. Si todavía no sabes cómo hacerlo, consulta nuestra guía: Cómo crear una factura proforma con Sube

Emitir una factura con Sube es un proceso directo que parte de una proforma ya guardada. En esta guía te explicamos cómo convertir esa proforma en una factura oficial, válida fiscalmente, desde tu panel de Sube Latinoamérica.

¿Qué diferencia hay entre una proforma y una factura oficial?

Una factura proforma es un borrador interno sin validez fiscal. La factura oficial, en cambio, es el documento legal, con un número oficial y CAI, que registra la transacción ante las autoridades tributarias y queda almacenada en tu historial de Facturas emitidas. En Sube, toda factura pasa primero por el estado de proforma antes de emitirse, lo que te da la oportunidad de revisar y corregir todos los datos antes de formalizarla.

Pasos para crear una factura con Sube

Con Sube puedes emitir una factura directamente al guardar una proforma, desde el listado de Facturas proforma, o en cualquier momento posterior al abrir una proforma guardada, todo sin necesidad de volver a ingresar ningún dato.

1. Acceder a la proforma desde Facturas proforma
2. Revisar la fecha de emisión
3. Verificar los datos del cliente
4. Verificar los productos o servicios
5. Revisar el resumen de totales
6. Emitir la factura
7. Descargar o consultar la factura emitida

Paso 1: Acceder a la proforma desde Facturas proforma

En el menú lateral izquierdo de tu panel, dentro de la sección Facturación, haz clic en Facturas proforma. Verás el listado de todas tus proformas guardadas, con información de fecha de creación, cliente, subtotal, impuesto y total.

Usa los filtros de búsqueda por fecha, número de factura, cliente o RTN para localizar la proforma que deseas emitir. Una vez encontrada, haz clic sobre ella para abrir el formulario de edición.

Paso 2: Revisar la fecha de emisión

Al abrir la proforma, encontrarás el campo Fecha de emisión con la fecha en que fue originalmente guardada. Antes de emitir, verifica que esta fecha sea válida: el sistema establece una fecha mínima basada en la última factura emitida, y mostrará un aviso en rojo si la fecha registrada es anterior a ese límite.

Si necesitas ajustarla, modifícala manualmente o haz clic en el botón Hoy para usar la fecha actual. Recuerda hacer clic en Actualizar para guardar el cambio antes de emitir.

Paso 3: Verificar los datos del cliente

Confirma que la información del cliente esté completa y correcta antes de emitir. Según el tipo de cliente, revisa lo siguiente:

Consumidor final: Si el cliente te solicitó una “factura normal”, o sea, sin RTN, marca la casilla Consumidor final. El sistema ingresará automáticamente datos genéricos en los campos Nombre y RTN.

Cliente identificado: Si el cliente te solicitó una factura con su RTN, desmarca la casilla “Consumidor final” y llena los campos Nombre y el RTN (en formato 0000-0000-000000) con la información de tu cliente. Estos campos son obligatorios para emitir; si están vacíos, el sistema mostrará un aviso de validación al intentar emitir.

Cliente exonerado: Si tu cliente es NO es exonerado, ignora este paso. Pero si sí lo es, confirma que la casilla Cliente exonerado esté marcada y que los campos de número correlativo de orden de compra exenta, constancia de registro exonerado y número de registro de la SAG estén completos.

Paso 4: Verificar los productos o servicios

Revisa cada línea de la sección Productos / Servicios para asegurarte de que los datos sean correctos antes de emitir:

• Producto/Servicio: nombre del artículo tal como aparecerá en la factura oficial.
• Descripción: detalle adicional del producto o servicio (opcional).
• Cantidad y Precio: unidades y precio unitario correctamente ingresados.
• Descuento unitario: en lempiras (L) o porcentaje (%), si aplica.
• Impuesto (ISV): seleccionado correctamente entre Exento (0%), Exonerado (0%), Impuesto general sobre ventas (15%), Bebidas alcohólicas y tabaco (18%) o Turismo (19%).

El Precio con impuesto y el Total de cada línea se calculan automáticamente. Si necesitas agregar o eliminar artículos antes de emitir, puedes hacerlo con el botón verde + Agregar artículo o el ícono rojo de papelera, y luego hacer clic en Actualizar para guardar los cambios.

Paso 5: Revisar el resumen de totales

Antes de emitir, verifica el desglose automático que aparece a la derecha del formulario:

• Descuento total
• Importe Exento
• Importe Exonerado
• Importe Gravado al 15% e Importe Gravado al 18%
• ISV 15% e ISV 18% calculados
• Envío: campo editable si aplica un costo de envío
• TOTAL: monto final que quedará registrado en la factura oficial

Confirma que el TOTAL refleje exactamente lo que acordaste con tu cliente. Una vez emitida, la factura no puede modificarse.

Paso 6: Emitir la factura

Una vez verificados todos los datos, haz clic en el botón verde Emitir, disponible tanto en la parte superior como al final del formulario. Si hay campos requeridos incompletos, el sistema mostrará un aviso de validación indicando que debes completarlos antes de continuar.

Al emitir exitosamente, la proforma se convierte en una factura oficial con número de factura asignado, CAI, rango autorizado y fecha de vencimiento del rango. La factura deja de aparecer en Facturas proforma y queda registrada en Facturas emitidas con el estado Emitida.

Si ingresaste un correo electrónico en los datos del cliente, el sistema te preguntará si deseas enviar la factura por correo. Confírmalo y Sube la enviará automáticamente al cliente.

Paso 7: Descargar o consultar la factura emitida

Después de emitirla, el sistema habilita el botón Descargar, que te permite obtener la factura en formato PDF lista para entregar al cliente. También puedes acceder a ella en cualquier momento desde la sección Facturas emitidas en el menú lateral, donde encontrarás el historial completo con número de factura, estado, fecha de emisión, artículos, subtotal, impuesto y total.

¿Dónde se guardan las facturas emitidas en Sube?

Las facturas emitidas quedan almacenadas en la sección Facturas emitidas, accesible desde el menú lateral izquierdo bajo Facturación. Desde allí puedes buscar por fecha, número de factura, cliente o RTN, consultar el detalle de cualquier factura, abrirla en pestaña nueva o descargarla en PDF. También dispones del botón Descargar reporte para exportar un listado de todas tus facturas emitidas.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear una factura con Sube

¿Puedo emitir una factura sin pasar por una proforma?

No. En Sube, toda factura comienza como una proforma. El botón Crear factura del menú lateral abre un formulario que primero guarda el documento como proforma, y desde ahí puedes emitirla cuando estés listo.

¿Puedo editar una factura después de emitirla?

No. Una vez emitida, la factura queda registrada con validez fiscal y no puede modificarse. Por eso es importante revisar todos los datos en la proforma antes de hacer clic en Emitir.

¿La factura se envía automáticamente al cliente por correo?

Si ingresaste un correo electrónico en los datos del cliente, al momento de emitir el sistema te preguntará si deseas enviar la factura por correo; si confirmas, Sube la enviará automáticamente. Si no ingresaste un correo, la factura se emite sin envío. Ten en cuenta que en modo demo los documentos no se envían por correo, independientemente de si hay un correo registrado, y llevan una marca de agua indicando que son de prueba.

¿Puedo descargar la factura después de emitirla?

Sí. Una vez emitida, el botón Descargar se habilita y puedes obtener el documento en formato PDF. También puedes descargarlo en cualquier momento desde la sección Facturas emitidas.

¿Puedo emitir una factura con fecha previa?

Sí, con ciertas condiciones. Si necesitas emitir una factura con fecha del mes anterior, puedes hacerlo siempre que la fecha actual no sea posterior al día 10 del mes en curso. Pasada esa fecha, el sistema ya no permitirá retroceder al mes anterior.

Además, ten en cuenta que nunca es posible emitir una factura con una fecha anterior a la de la última factura emitida. Si ya existen facturas con fechas posteriores a la que deseas usar, el sistema no lo permitirá y deberás emitir la factura con una fecha igual o posterior a la de esa última emisión.

¿Qué pasa si la fecha de la proforma es anterior a la fecha mínima permitida?

El sistema mostrará un aviso en rojo indicando que la fecha no es válida y te impedirá emitir hasta que la corrijas. Actualiza la fecha a una igual o posterior a la fecha mínima indicada (basada en la última factura emitida) y luego haz clic en Actualizar antes de emitir.

Resumen

Crear una factura con Sube es un proceso de 7 pasos que parte siempre de una proforma guardada: acceder a la proforma desde Facturas proforma, revisar la fecha de emisión, verificar los datos del cliente, confirmar los productos o servicios, revisar el resumen de totales, hacer clic en Emitir y descargar la factura resultante. Las facturas emitidas quedan almacenadas en Facturación > Facturas emitidas, disponibles para consultarse y descargarse en cualquier momento.