Centro de soporte
Facturas proforma en Sube: como editar, emitir, descargar, clonar y eliminar
Si acabas de crear tu primera factura proforma, ya diste el paso más importante. Ahora es momento de aprender todo lo que puedes hacer con ella desde el panel de Sube. Esta guía cubre todas las acciones disponibles: editar, emitir, descargar, clonar y eliminar una proforma con Sube, para que saques el máximo provecho del módulo de facturación.
Si aún no tienes una proforma creada, consulta primero nuestra guía Cómo crear una factura proforma con Sube: guía paso a paso.
¿Dónde se gestionan las facturas proforma en Sube?
Todas tus proformas guardadas se encuentran en Facturación > Facturas proforma, en el menú lateral izquierdo de tu panel. Desde ese listado puedes ver el cliente, la fecha de creación, el subtotal, el descuento, el impuesto, el envío y el total de cada proforma. También puedes buscar por fecha, número de factura, nombre del cliente o RTN, y filtrar cuántos registros mostrar por página.
Cada fila del listado muestra dos acciones directas: Editar y Emitir (con opciones adicionales en el desplegable, incluyendo Clonar proforma). Al abrir una proforma aparecen cuatro acciones en la parte superior: Actualizar proforma, Descargar, Emitir y Eliminar.
Pasos y acciones disponibles
- Editar una proforma
- Emitir una proforma como factura oficial
- Descargar una proforma en PDF
- Clonar una proforma
- Eliminar una proforma
1. Editar una proforma
Puedes editar una proforma en cualquier momento antes de emitirla. Tienes dos formas de acceder:
Desde el listado: En Facturas proforma, localiza la proforma que deseas modificar y haz clic en el botón Editar de su fila. Esto te llevará a la vista de edición con todos los campos disponibles.
Desde dentro de la proforma: Si ya tienes la proforma abierta, todos los campos están habilitados para editarse directamente: fecha de emisión, datos del cliente, productos, cantidades, precios, descuentos, impuestos, nota y costo de envío.
Una vez realizados los cambios, haz clic en el botón azul Actualizar proforma para guardar. El sistema confirmará que los cambios fueron guardados correctamente.
2. Emitir una proforma como factura oficial
Emitir una proforma la convierte en una factura con CAI y validez fiscal. Una vez emitida, no podrás editarla, por lo que es iEmitir una proforma la convierte en una factura con CAI y validez fiscal. Una vez emitida, no podrás editarla, por lo que es importante revisar todos los datos antes de continuar.
Nota sobre la fecha de emisión: El sistema solo permite emitir facturas dentro de un rango de fechas válido. La fecha mínima es la de la última factura emitida, y la fecha máxima es el día de hoy. Si la proforma tiene una fecha anterior a esa fecha mínima, el sistema ajustará las opciones disponibles automáticamente.
Tienes dos formas de hacerlo:
Desde el listado de Facturas proforma: Localiza la proforma y haz clic en el botón verde Emitir. Al hacer clic en la flecha del botón, se despliegan dos opciones:
- Emitir con fecha de hoy: Usa la fecha actual como fecha de la factura.
- Emitir con fecha [fecha original]: Usa la fecha de emisión que tiene guardada la proforma.
Selecciona la opción que corresponda y el sistema procesará la factura de inmediato.
Desde dentro de la proforma: Abre la proforma desde el listado, revisa todos los datos y haz clic en el botón verde Emitir en la parte superior del formulario.
Una vez emitida, la proforma desaparece del listado de Facturas proforma y pasa a Facturas emitidas, donde quedará registrada con su CAI asignado automáticamente.
3. Descargar una proforma en PDF
Puedes descargar cualquier proforma guardada como archivo PDF, por ejemplo para enviársela a un cliente como cotización formal.
Para hacerlo, abre la proforma desde el listado haciendo clic sobre el nombre del cliente o en Editar, y luego haz clic en el botón Descargar en la parte superior del formulario. El sistema generará el PDF con todos los datos de la proforma listos para compartir.
4. Clonar una proforma
Clonar una proforma crea una copia exacta con todos sus datos, lo que resulta muy útil cuando necesitas generar facturas similares para diferentes clientes o repetir una cotización con ajustes menores.
Para clonar una proforma, ve al listado de Facturas proforma, haz clic en la flecha desplegable del botón Emitir de la fila correspondiente y selecciona Clonar proforma. El sistema creará una nueva proforma con los mismos datos, que podrás editar y personalizar de forma independiente.
5. Eliminar una proforma
Si una proforma ya no es necesaria y no deseas emitirla, puedes eliminarla de forma permanente.
Para hacerlo, abre la proforma desde el listado y haz clic en el botón rojo Eliminar en la parte superior del formulario. El sistema te pedirá confirmación antes de proceder. Una vez eliminada, la proforma no podrá recuperarse.
Ten en cuenta que la opción de eliminar solo está disponible desde dentro de la proforma, no desde el listado.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de facturas proforma en Sube
¿Puedo editar una proforma después de emitirla?
No. Una vez emitida, la factura tiene validez fiscal y no puede modificarse. Asegúrate de revisar todos los datos en la proforma antes de emitir.
¿Puedo emitir una factura con la fecha original de la proforma si ya emití facturas posteriores? No. El sistema no permite emitir facturas con fechas anteriores a la última factura emitida, por regulación fiscal. Si tu proforma tiene fecha 20 de mayo pero ya emitiste una factura con fecha 25 de mayo, solo podrás emitir con fecha 25 de mayo en adelante. Tampoco es posible emitir con fechas futuras.
Además, aunque el sistema lo permita técnicamente, no se recomienda emitir facturas con fecha de un mes anterior después del día 10 del mes en curso, ya que en esa fecha deben estar reportadas todas las facturas al SAR. Una factura emitida fuera de ese plazo quedará fuera del reporte mensual correspondiente.
¿Puedo emitir una factura con la fecha original de la proforma si ya emití facturas posteriores?
No. El sistema no permite emitir facturas con fechas anteriores a la última factura emitida, por regulación fiscal. Si tu proforma tiene fecha 20 de mayo pero ya emitiste una factura con fecha 25 de mayo, solo podrás emitir con fecha 25 de mayo en adelante. Tampoco es posible emitir con fechas futuras.
Además, aunque el sistema lo permita técnicamente, no se recomienda emitir facturas con fecha de un mes anterior después del día 10 del mes en curso, ya que en esa fecha deben estar reportadas todas las facturas al SAR. Una factura emitida fuera de ese plazo quedará fuera del reporte mensual correspondiente.
¿Cuántas proformas puedo tener guardadas?
No hay límite de proformas guardadas en Sube. Puedes acumular todas las que necesites y emitirlas cuando estés listo.
¿Puedo clonar una proforma para usarla con otro cliente?
Sí. Clona la proforma y luego edítala para cambiar los datos del cliente antes de emitirla.
¿La proforma descargada en PDF es válida como factura?
No. El PDF de la proforma es un documento de cotización o borrador. Solo la factura emitida con CAI tiene validez tributaria.
Resumen
Desde el panel de Sube puedes gestionar tus facturas proforma de cinco formas: editarlas para ajustar cualquier dato, emitirlas como facturas oficiales con CAI (eligiendo la fecha de emisión), descargarlas en PDF para compartir con clientes, clonarlas para reutilizar su estructura, y eliminarlas cuando ya no sean necesarias. Todas estas acciones están disponibles desde Facturación > Facturas proforma en tu panel de Sube.
